為確保會議的取得成功，開會務必做好充足的提前準備，會議是否順利，重點在于開會的精心策劃。

首先，找好的專業的會議公司

MICE領域早已十分完善地建立了一個稱為會議服務項目的細分化入口舉行會議前，提議先連接好的專業的會議公司，術有專攻，會議公司會幫公司做好系統化整體規劃和提議。

第二，選酒店指定場所

會議場所絕大多數會挑選酒店，不但是由于酒店可以給予專業性的會務配套設施，更主要的是在酒店舉行會議不容易受到氣溫等的限制。

第三，會議策劃設計方案

依據會議場所及會議主題風格，會議特點，方案策劃好會議內容及會議視覺傳達設計，產生一套詳細的會議設計風格，有利于出席會議特邀嘉賓立即尋找會議所需內容。

第四，會議流程談妥

會議流程是會議的關鍵，有效整體規劃運用好會議時間全部步驟整體規劃的主要總體目標，會議流程既要凸顯會議的主題風格生命，又要簡約不嘮叨，提升會議觀眾的當場體驗感。

第五，出席會議邀請及通告

會議的通告針對會議策劃的一部分，顯而易見是不可或缺的，如果是公司的內部會議，大家可按照公司的常見通信系統對與會者開展通告，若也有公司的外界合作者大家也可根據電話，短消息或電子郵件來通告另一方，通告的主要內容應簡略的表明會議議程安排，出席會議工作人員，會議時間，會議地址等，盡可能保證言簡意賅。